Penulisan laporan sudah ditengarai sebagai kegiatan tambahan yang tidak perlu eksis di dunia ini, bagi sebagian orang yang doyan aksi, menulis laporan sudah dimasukan ke dalam tugas juru ketik. “saya detektif, bukan juru ketik” protes orang-orang yang senang aksi. Mereka super keliru.
Penulisan laporan (apalagi yang telah pandai karena terbiasa), merupakan kunci ditemukannya banyak hal tersembunyi. Bila ada seorang detektif yang sesumbar bahwa laporan tidak penting, Anda bisa sangsi, sebenarnya mana yang penjahat dan mana yang polisi?
Menulis laporan adalah pekerjaan mendeteksi, pekerjaan seorang detektif sejati, yang selalu bisa memecahkan kasus demi kasus bila laporan lengkap. Di Indonesia, studi arsip dan pendidikan tentang bagaimana pentingnya sebuah laporan memang lumayan jadi cerita sedih. Orang cenderung berpikir bahwa menuliskan laporan hanya pekerjaan sekretaris.
Tidak heran bila kasus kekerasan, kasus hukum, kasus bisnis, yang sudah berantakan dan semakin berantakan, karena orang-orang mengabaikan laporan yang lengkap dan baik. Karena di dalam laporan, Anda bukan saja menuliskan tentang identitas, namun juga muatan cerita, kronologis, perjalanan kerja, dan hal-hal yang penting dijadikan catatan, termasuk catatan kaki.
Menulis laporan termasuk kegiatan jurnalistik. Dengan demikian, menulis laporan memang bisa dimasukan ke dalam kegiatan reportase, walau itu bermakna informal. Untuk itulah, penulis tertarik untuk memberikan kepada Anda, tips dan faq dalam penulisan laporan.
Apa Itu Penulisan Laporan?
Sebuah laporan dapat didefinisikan sebagai sebuah kesaksian atas terjadinya beberapa hal yang bisa diperhitungkan. Hal ini murni berdasarkan pengamatan dan analisis. Sebuah penulisan laporan memberikan penjelasan tentang situasi apapun.
Dalam dunia bisnis saat ini, laporan memainkan peran penting. Karena pelaporan adalah dasar yang kuat untuk perencanaan dan kontrol dalam sebuah organisasi. Dengan laporan akan ada informasi yang dapat dimanfaatkan oleh tim manajemen, dalam sebuah organisasi untuk membuat perencanaan yang memecahkan masalah kompleks dalam organisasi.
Sebuah laporan membahas masalah tertentu secara rinci. Laporan menyajikan informasi penting yang dapat dipercaya dan menjadi bahan pertimbangan bagi manajemen puncak dalam sebuah organisasi. Oleh karena itu, atas dasar informasi tersebut, manajemen dapat membuat keputusan kuat. Laporan diperlukan untuk menilai kinerja dari berbagai departemen dalam suatu organisasi.
Kenapa Mesti Ada Penulisan Laporan?
Anda pastinya pernah merasa kesal atau putus asa, karena mendadak harus menulis laporan? Apakah menulis adalah tugas membosankan yang terpaksa harus Anda lakukan karena regulasi birokrasi? Tentu saja setiap orang akan lebih suka melakukan tindakan “nyata”, dari pekerjaan lapangan rutin, pertemuan, pengorganisasian. Daripada duduk di belakang meja untuk membuat laporan.
Lalu, dengan sesuka hati, Anda membuat sebuah laporan. Apakah Anda sungguh-sungguh berkomitmen untuk menciptakan karya terbaik Anda? Sementara penulisan laporannya berantakan? Penulisan laporan bukanlah sesuatu yang terpisah dari karya “nyata”. Ini adalah bagian penting dan integral dari pekerjaan, dan juga “nyata” seperti bentuk pekerjaan lain. Tak akan pernah ada karya terbaik yang lahir dari laporan yang dibuat sembarangan—ingatlah baik-baik hal itu!
Bagaimana Penulisan Laporan yang Efektif
Menulis laporan akan efektif terutama bila dilakukan dengan benar dan efektif. Sebuah laporan yang efektif dapat ditulis melalui langkah berikut :
- Tentukan tujuan dari laporan tersebut, yaitu, mengidentifikasi masalah.
- Mengumpulkan bahan yang diperlukan atau data, fakta untuk laporan.
- Memelajari dan memeriksa fakta-fakta yang dikumpulkan.
- Rencanakan fakta untuk laporan.
- Siapkan garis besar untuk laporan, yaitu, tema penyusunan laporan.
- Mengedit laporan yang disusun.
- Mendistribusikan draft laporan ke tim penasehat dan meminta umpan balik serta rekomendasi.
Tujuh langkah di atas, kiranya bisa membantu Anda membuat laporan yang efektif.
Esensi Penulisan Laporan
Hal inti, atau hal esensi harus terdapat dalam penulisan laporan , karena laporan harus fokus, dan isinya tidak berlebihan, oleh karena itu, kenali esensi laporan sebagai berikut :
- Tahu tujuan Anda, yaitu tujuan yang difokuskan.
- Menganalisis audiens , yaitu melakukan analisis target kepada audiens atau repsonden yang ditujukan.
- Tentukan panjang laporan.
- Informasikan hal yang faktawi dan benar dalam sebuah laporan. Sertakan semua fakta yang relevan dalam sebuah laporan.
- Diskusikan semua sisi dari masalah dengan tidak memihak.
- Berkonsentrasi pada struktur laporan dan materi. Putuskan dengan segera gaya penulisan laporan. Gunakan struktur kalimat yang hidup.
- Laporan harus rapi dan disajikan dengan hati-hati dalam pendokumentasian.
- Soroti, marking , dan rekap pesan utama dalam sebuah laporan.
Upayakan penulisan laporan yang mendorong umpan balik atas laporan tersebut. Sekalipun umpan balik itu negatif, percaya saja bahwa hal itu akan ada gunanya. Seperti, laporan dapat dimodifikasi berdasarkan masukan para kritikus tersebut.
Gunakan grafik, pie-chart untuk menunjukkan catatan data numerik selama bertahun-tahun.
Tentukan margin pada laporan. Idealnya, bagian atas dan margin sisi harus sama (minimal 1 inci), tapi margin bawah lebih rendah.
Mencoba untuk membangkitkan minat pembaca dengan membuat paragraf yang sesuai, memberikan judul yang berani untuk setiap paragraf, menggunakan kalimat ‘menembak’ di bagian-bagian yang memang perlu.
Laporan Penulisan – Siapa yang Harus Menerima Laporan?
Sebelum memutuskan siapa yang harus menerima laporan, akan bermanfaat untuk lebih dulu meninjau siapa yang akan mendapatkan keuntungan dari laporan tersebut, apakah:
- Masyarakat yang terlibat dalam proyek;
- Setiap elemen masyarakat;
- Donor dan kontributor (termasuk anggota masyarakat);
- Pemerintah: pusat, kabupaten, lokal.
Manfaat bagi Penulis Laporan
Manfaat bagi siapapun yang “bersedia” melakukan penulisan laporan adalah:
- Mampu mengatur dan melakukan simpan-lepas informasi yang tersedia;
- Menghindarkan Informasi yang hanya tersimpan di dalam kepala, dan akhirnya tidak teratur;
- Setiap informasi yang kurang dapat diidentifikasi;
- Penulis bisa mendapatkan totalitas dan lebih netral;
- Membuat analisis dan penilaian lebih mudah;
- Terdapat kemampuan untuk menguraikan keterkaitan antara aktivitas yang dilakukan (input) dan hasil yang diperoleh (output).
- Membantu penulis dalam membuat penilaian diri, agar tidak berat sebelah;
- Menyediakan informasi untuk membuat rekomendasi, dan
- Hal ini dapat menyebabkan perubahan dalam tujuan, strategi, atau kegiatan di masa depan dengan lebih baik.
Selain itu manfaat lainnya adalah umpan balik (saran, pengalaman, rekomendasi, tentang laporan, penulis, dan lainnya). Umpan balik akan membuat Anda tajam.
Jenis Penulisan Laporan
Setelah beberapa elemen penting di atas, ada lima jenis penulisan laporan dan penting dipelajari :
- Laporan Kemajuan Bulanan;
- Laporan Proyek Komunitas (proposal);
- Laporan perjalanan dan Lapangan,
Dengan topik penulisan laporan Antara lain :
- Latar Belakang, pendahuluan.
- Pemberitahuan sukses proyek (dan faktor penyebabnya).
- Kegagalan proyek (dalam mencapai tujuan), dan mengapa?
- Partisipasi masyarakat (pengambilan keputusan).
- Peran serta masyarakat berupa sumbangan atau masukan, seperti tenaga kerja, pasir, maupun uang tunai.
- Perubahan yang dibutuhkan (misalnya perubahan dalam strategi).
- Anggaran yang tidak terduga.
- Rekomendasi kepada orang per orang.
Begitulah kiranya penulisan laporan. Selamat berkerja! Semoga mulai sekarang, Anda tidak lagi memandang sebelah mata sebuah laporan. Karene sekali lagi, laporan adalah fakta baik dan buruk tentang hal yang Anda kerjakan. Laporan akan memberi Anda manfaat. Laporan bisa menjadi acuan bagi Anda untuk dapat bekerja lebih baik.