Format Surat Peringatan Karyawan Sebelum Diterbitkan – Di dalam sebuah perusahaan, ada aturan yang harus ditaati oleh semua karyawan yang ada di sebuah perusahaan tanpa terkecuali. Aturan ini tentu saja bertujuan untuk menciptakan ketertiban di dalam perusahaan. Selain itu, tentu saja tujuan utamanya adalah untuk mencapati tujuan besar perusahaan. Lingkungan kantor yang kondusif serta karyawan yang disiplin dan saling mendukung akan mendorong terciptanya atmosfer kerja yang produktif, sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.

Tetapi, ada istilah yang mengatakan bahwa aturan diciptakan untuk dilanggar. Istilah ini tentu tidak dapat ditolerir apalagi jika pelanggaran yang dilakukan berpengaruh terhadapa kinerja perusahaan. Untuk hal seperti ini sebuah perusahaan biasanya mempunyai sistem sendiri dalam penanggulangannya.

Masing-masing perusahaan mempunyai kebijakan tersendiri untuk memberikan sanksi kepada karyawan yang melanggar peraturan yang sudah ditetapkan. Ada yang dengan tegas akan memecat karyawan jika memang kesalahan yang dilakukan adalah kesalahan besar yang tidak dapat ditolerir. Untuk kesalahan kecil, biasanya perusahaan akan memberikan surat peringatan terlebih dahulu kepada karyawan yang bersangkutan. Biasanya surat peringatan akan diberikan sebanyak tiga kali dalam jangka waktu tertentu jika karyawan tersebut masih melakukan kesalahan yang sama. Setelah surat peringatan yang ketiga, biasanya perusahaan akan memberikan sanksi yang lebih berat sampai dengan PHK.

Karena pentingnya surat peringatan yang akan diberikan kepada karyawan tersebut, ada baiknya dalam format surat peringatan tersebut sudah mengatur unsur-unsur penting agar karyawan tersebut tidak mengulangi kesalahan lagi.

Format surat peringatan karyawan memang agak berbeda dengan format surat biasa. Akan tetapi, sebelum seorang karyawan menerima surat peringatan, seharusnya pihak perusahaan, dalam hal ini depertemen SDM, memberikan pelatihan atau mutasi bagi karyawan yang bersangkutan.

Langkah Sebelum Surat Peringatan Karyawan Diterbitkan

Surat peringatan karyawan memang merupakan hal penting untuk mengatur karyawan. Dengan surat peringatan tersebut, diharapkan karyawan bisa mengetahui kesalahan dan memperbaikinya. Sebaiknya, surat peringatan diberikan jika karyawan telah benar-benar melakukan kesalahan yang cukup berat. Jangan asal-asalan memberikan. Bahkan, terjadi kesewenang-wenangan atasan.

Jika hal itu terjadi, justru akan menimbulkan ketakutan di kalangan karyawan. Surat peringatan hendaknya merupakan langkah akhir jika memang pihak perusahaan telah melakukan pola pembinaan yang maksimal. Tugas perusahaan melalui bagian Human Resource Development atau bagian Training Unit adalah memberikan motivasi, memberikan upgrade kemampuan kepada karyawan secara terprogram.

Peran Penting Pembinaan dan Pelatihan dalam Manajemen Karyawan

Biasanya, perusahaan yang mengobral surat peringatan mempunyai indikasi bahwa pola pembinaan dan training di perusahaan itu tidak efektif. Bahkan, macet sama sekali. Efek dari mudahnya pengeluaran surat peringatan salah satunya adalah si karyawan berusaha membuat siasat manipulasi data. Misalnya, surat sakit palsu, izin fiktif, dan sebagainya.

Tentu saja hal tersebut bisa berdampak negatif terhadap perusahaan itu sendiri. Karena sudah terbiasa memalsukan data, bukan tidak mungkin seorang karyawan akan melakukan manipulasi data perusahaan demi kepentingannya sendiri. Inilah yang bisa menjadi korupsi di perusahaan dan akan merugikan perusahaan itu sendiri. Karyawan yang sudah terbiasa memanipulasi data tentu akan berpengalaman dalam melakukan kebohongan. Dan ini ialah satu hal yang perlu dilawani di dalam perusahaan. Bagaimana mungkin sebuah perusahaan akan bisa maju ketika orang-orang yang bekerja di dalamnya suka memanipulasi data?

Membangun Lingkungan Kerja yang Positif dan Bertanggung Jawab

Mungkin bukan hanya sebatas korupsi saja, tetapi data yang dipalsukan bisa berupa data yang asal membuat pimpinan senang. Kinerja yang buruk dilaporkan sebagai kinerja yang baik. Semua demi mencari muka di depan atasan. Dan kondisi seperti ini sedikit demi sedikit akan membuat perusahaan tersebut mengalami kemerosotan dan kemunduran. Bahkan, bisa saja perusahaan tersebut mengalami kebangkrutan.

Intinya, bagian SDM-lah yang harus bekerja keras untuk menciptakan suasana kerja yang kondusif. Tentu saja ini dapat dilakukan dengan berbagai macam cara. Di antaranya adalah dengan menumbuhkan rasa kekeluargaan antara karyawan. Dengan begitu, masing-masing tentu tidak akan sungkan untuk mengatakan apa yang menjadi kendala dan masalahnya saat bekerja. Selain itu, karyawan juga dibentuk untuk memiliki rasa tanggung jawab dan keterikatan terhadap perusahaan. Dengan adanya rasa memiliki tersebut, tentulah para karyawan akan berusaha untuk bekerja semaksimal mungkin demi majunya perusahaan. Dari sini, dapat dipastikan karyawan akan semakin semangat dan produktivitasnya meningkat tanpa dirasakan. Berilah kesempatan karyawan yang melakukan kesalahan untuk bisa memperbaiki diri di bawah bimbingan perusahaan.

Berikan SP dengan Bijak

Surat peringatan boleh diterbitkan, namun lakukan dengan profesional. Yang jelas, karyawan tetaplah manusia dengan kedudukan yang setara dengan pengusaha, dan merupakan aset berharga perusahaan yang perlu terus dikembangkan. Jangan takut kalau karyawan menjadi pinter dan jangan takut jika karyawan kritis.

Sebelum surat peringatan karyawan tersebut diterbitkan, alangkah baiknya jika memberikan teguran secara lisan kepada karyawan yang bersangkutan. Teguran ini tentu saja juga harus memperhatikan etika dan suasana dalam bekerja. Jangan menegur karyawan di depan karyawan yang lain karena ini akan menimbulkan efek malu kepada karyawan tersebut. Ketika karyawan tersebut malu kepada karyawan lain, tentu saja bisa berimbas kepada produktifitas karyawan tersebut. Panggil karyawan tersebut ke kantor dan berikan teguran dengan halus agar tidak terjadi adanya rasa sakit hati pada karyawan. Karena bagaimanapun juga karyawan adalah manusia yang punya hati, bukan mesin yang bisa diperlakukan semena-mena.

Pada dasarnya, hal tersebut mencerminkan kepedulian karyawan terhadap perkembangan dan kemajuan perusahaan. Jangan sampai terjadi dendam dihati karyawan karena ini akan merusak masa depan perusahaan itu sendiri. Buatlah isi surat peringatan yang mampu menunjukkan kesalahan karyawan, namun jangan sampai membuat karyawan sakit hati.

Surat peringatan sebaiknya tetap memberikan ruang dan kesempatan yang sebesar-besarnya bagi karyawan untuk melakukan perbaikan atas kesalahannya. Jika sampai terjadi penerbitan surat peringatan, lakukan monitoring secara intensif terhadap kemajuan karyawan tersebut. Dari sini, diharapkan akan terjalin kerja sama yang saling menguntungkan antara karyawan dengan perusahaan.

Terakhir, diharapkan perusahaan jangan main pecat dan karyawan juga selalu menjalin komunikasi dengan pengusaha untuk selalu meningkatkan kompetensi dan kerja sama yang saling menguntungkan. Perusahaan sebaiknya selalu membuat program training untuk memacu motivasi dan keahlian karyawan.

Format Surat Peringatan Karyawan

1. Nama perusahaan.
2. Alamat perusahaan.
3. Nama surat: SURAT PERINGATAN PERTAMA.
4. Pernyataan bahwa pemberian surat tersebut untuk menegakkan disiplin karyawan dan peraturan perusahaan.
5. Nama, jabatan, dan NIK karyawan yang bersangkutan.
6. Bab dan pasal yang sudah dilanggar serta tanggal kejadian.
7. Pemberian waktu selama 6 bulan untuk melakukan perbaikan diri.
8. Mulai berlakunya surat peringatan.
9. Tanggal dikeluarkannya surat tersebut.
10. Nama dan tanda tangan kepala HRD.

Agar Karyawan Tidak Mendapat Surat Peringatan

Bagi seorang karyawan, mendapat surat peringatan dari perusahaan karena kesalahan yang dilakukannya, tentulah bukan sesuatu yang diharapkan. Bisa jadi ketika mendapat surat peringatan tersebut, ketakutan tentu akan membayangi karyawan ketika membayangkan dirinya akan dipecat. Untuk menghindari hal tersebut, sebaiknya karyawan selalu menaati apa yang sudah menjadi peraturan dari perusahaan.

Pada saat kedatangan ke kantor misalnya. Biasakan untuk berangkat lebih pagi dari rumah dan memprioritaskan pekerjaan sebagai hal yang harus didahulukan. Jangan memikirkan banyaknya pekerjaan di rumah dan tetapkan jam keberangkatan dari rumah. Saat jam sudah menunjukkan waktu berangkat, mau tidak mau harus berangkat dan tidak boleh memikirkan banyaknya hal yang harus diselesaikan di rumah. Intinya adalah disiplin waktu agar tidak telat ketika sampai kantor.

Selanjutnya, untuk bisa bekerja maksimal di kantor, anggaplah bahwa perusahaan itu adalah perusahan milik kita sendiri. Setidaknya anggaplah bahwa perusahaan tempat bekerja kita adalah tempat menggantungkan hidup. Dengan begitu, tentu tidak akan ada tindakan-tindakan yang membuat perusahaan merugi karena kita akan terus menjaga perusahaan tersebut sebagai bagian dari kehidupan kita. Karena nasib kita tergantung pada perusahaan tempat kita bekerja. Ketika perusahaan berkinerja baik, tentu akan berimbas kepada kita sebagai karyawan.