Dalam sebuah perusahaan, belanja merupakan salah satu kegiatan yang harus dilakukan agar proses perjalanan perusahaan dapat berlanjut. Dengan melakukan proses belanja, maka segala kebutuhan untuk melakukan proses di perusahaan tersebut dapat terpenuhi dan hal tersebut memungkinkan untuk bekerja secara maksimal. Tetapi, untuk melakukan proses belanja, pihak perusahaan harus mengetahui dan memahami konsep dasar dasar pembelanjaan perusahaan yang telah ada. Serta mengetahui macam – macamnya.

Efisiensi dan Efektivitas

Dasar-dasar pembelanjaan perusahaan akan memberikan petunjuk bagaimana cara membuat perusahaan agar lebih efisien dan efektif. Orang yang berada pada departemen yang mengurusi hal-hal yang berkaitan dengan belanja perusahaan ini adalah orang-orang yang memang paham kebutuhan perusahaan yang bersangkutan. Kalau tidak paham dan tidak mengetahui apa yang dibutuhkan, maka yang terjadi adalah pemborosan. Tentu saja tidak ada perusahaan yang ingin merugi.
Kalau besar pasak daripada tiang, maka perusahaan itu akan bangkrut. Kebangkrutan adalah sesuatu yang sangat ditakuti. Bukan saja akan merugikan pihak pengusaha, namun juga pihak pekerja. Tidak mudah menemukan satu pekerjaan yang cocok dengan lingkungan kerja yang menguntungkan semua pihak. Oleh karena itulah, urusan belanja perusahaan ini sangat penting. Kalau di perusahaan besar, satu departemen yang bertugas membeli barang-barang keperluan perusahaan bahkan dipimpin oleh seorang manajer.
Misalnya, sebuah perusahaan kelapa sawit membutuhkan mesin baru. Purchasing manajer perusahaan akan menghubungi beberapa agen penjual mesin yang dibutuhkan. Dia tentunya akan berusaha mendapatkan mesin yag bagus dan cocok dengan harga yang semurah mungkin. Terkadang ia tidak bisa mengelak ketika yang dibutuhkan adalah mesin dengan kualitas dan kualifikasi tertentu. Bila hal ini yang dikehendaki, harga bukan sesuatu yang menjadi masalah. Yang terpenting adalah barangnya ada.

Proses jual beli ini terkadang menjadi cukup rumit kalau ada kongkalingkong dengan beberapa pihak.

Tidak jarang, departemen satu ini dituding sebagai departemen lahan basah karena sangat rentan terjadi korupsi dan kerja sama diluar perusahaan antara purchasing manajer dan pihak perusahaan tempatnya membeli barang. Tetapi tentunya tidak semua seperti itu. Ada juga perusahaan yang menerapkan sistem yang sangat ketat dalam penjualan dan pembelian barang ini. Yang penting harga semurah mungkin.
Tetapi kalau perusahaannya masih kecil, tidak jarang pimpinan perusahaan juga merangkap sebagai orang yang bertanggung jawab terhadap pembelian barang yang dibutuhkan oleh perusahaan miliknya. Tentu saja hal ini menjadi cukup sulit dilakukan. Sedikit demi sedikit bila perusahaan maju pesat, maka hal ini bisa diserahkan kepada orang lain. Mempunyai jaringan dan hubungan yang bagus dengan pemasok yang bisa dipercaya adalah satu hal yang harus dimiliki agar barang-barang yang dibutuhkan terjangkau dalam harga yang bersahabat.

Tender

Pada perusahaan besar, sering kali mereka malah mengadakan tender terbuka dalam pembelian barang-barang yang mereka butuhkan. Tender terbuka ini dirasakan cukup menguntungkan pihak perusahaan. Mereka akan bisa melihat dan memperoleh barang yang dibutuhkan dengan harga yang cukup murah. Masing-masing pemasok harus bersaing. Perusahaan pemasok yang bisa memberikan harga yang paling murah dengan barang yang paling bagus, akan diajak bekerja sama.
Yang menjadi masalah kalau para perusahaan pemasok itu bekerja sama sehingga perusahaan tidak dapat berkutik. Perusahaan pemasok memberikan harga yang sama sehingga margin penjualan mereka jug acukup besar. Kalau mereka bersaing, hal tersebut malah akan merugikan mereka sendiri. Dunia jual beli untuk kebutuhan perusaahaan besar ini memang cukup rumit dan unik. Banyak juga makelar yang bermain dalam bidang ini.
Mereka berusaha menghubungkan satu perusahaan ke perusahaan lainnya. Dengan jaringan yang luas, mereka bisa mendapatkan tender padahal tidak mempunyai barang. Mereka mempunyai informasi yang akan membuat pemasok barang dan perusahaan terhubung. Tidak mudah juga menjadi seorang makelar atau broker ini. Banyak tantangannya. Persaingan di antara mereka juga cukup ketat.

Dunia persaingan ada di mana-mana.

Terkait dengan pelaksanaan kerja secara maksimal, maka dasar dasar pembelanjaan pada satu perusahaan ini telah menjadi satu konsep yang mendasari setiap proses belanja yang dilakukan. Pengusaha dan pekerja yang berada pada departemen bersangkutan harus memperhatikan hal ini sebab ini merupakan acuan dasar dalam penyelenggaraan proses belanja. Konsep inilah yang menjadi rujukan mengenai segala hal yang harus kita beli untuk kelancaran kerja di kantor atau perkantoran perusahaan.
Untuk dapat merealisasikan setiap proses belanja yang dilakukan ini, maka seorang pekerja kantor seharusnya menyadari atas kewajiban dan tanggungjawab profesinya. Sebagai seorang profesional, maka pemahaman konsep seperti ini sudah bukan sesuatu yang sulit lagi. Dasar dasar pembelanjaan di perusahaan merupakan dasar bagi semua proses belanja yang diselenggarakan oleh setiap unit kerja di perusahaan sehingga sangat kecil kemungkinan untuk terjadinya penyimpangan.
Segal bentuk perhitungan yang terkait dengan proses belanja harus diketahui. Departemen ini juga harus berhubungan dengan pergudangan. Pergudangan itu bukan sesuatu yang mudah dipelajari. Banyak konsep juga yang harus diterapkan agar barang yang masuk dan barang yang keluar dari gudang dapat diketahui dengan pasti. Kalau tidak, petugas gudang bisa terkena imbas dan terkena getah dari perbuatan yang tidak dilakukannya.
Misalnya, kalau ada barang yang salah hitung, maka petugas pergudangan harus bertanggung jawab. Ada ilmu tersendiri tentang pergudangan yang harus diketahui. Sistem komputer pun ada yang membahas khusus tentang pergudangan ini. Kalau hanya belanja dan tidak disimpan, maka proses belanja akan menghambat proses produksi. Itulah mengapa pada saat proses belanja dilakukan, keperluan dan perkiraan keperluan itu telah dihitung dengan saksama.

Macam Macam belanja perusahaan

Jika memperhatikan segala hal terkait dengan perusahaan, setidaknya mengetahui bahwa banyak sekali aspek yang harus diakomodasikan. Setiap aspek tersebut harus dipenuhi sebab terkait dengan kelancaran kerja. Jika tidak, maka setiap bagian dapat terhambat menyelesaikan proses bekerjanya. Saling keterkaitan ini akan membuat perusahaan berjalan dengan semestinya.

Berbagai aspek yang menjadi perhitungan utama saat belanja perusahaan meliputi:

• Belanja ATK

Belanja ATK atau alat tulis kantor adalah terkait dengan segala hal berhubungan tulis menulis. Dengan belanja ini, maka perusahaan mencoba untuk memberikan fasilitas terhadap setiap personal di perusahaan agar bekerja sesuai ketentuan. Tidak ada alasan penghambat pekerjaan, misalnya kehabisan kertas atau tinta print untuk komputer.
Kalau komputer telah ketinggalan zaman, direncanakan untuk meningkatkan kemampuannya atau membeli yang baru. Perencanaan ini harus dibuat agar kelancaran aktivitas perusahaan tidak terganggu.
Berbagai buku juga merupakan bagian integral dari ATK. Belanja ATK memang merupakan aspek utama dalam pelaksanaan kegiatan kerja di perusahaan tersebut. Berbagai kegiatan pembukuan dan perkantoran sangat membutuhkan ATK ini. Oleh karena itulah, maka pada saat belanja sudah seharusnya aspek ini mendapatkan perhatian utama. Alat alat perkantoran ini sangat menentukan kelancaran proses kerja perusahaan.

• Belanja Sarana

Sarana adalah segala peralatan atau sarana yang digunakan untuk melakukan pekerjaan secara langsung. Untuk kelancaran proses kerja, maka perusahaan harus melakukan pembelajaan sarana. Berbagai sarana yang terkait dengan operasional kerja perusahaan.
Sarana perusahaan merupakan alat untuk melakukan berbagai kegiatan produksi di perusahaan sehingga terkait derat dengan produktivitas perusahaan. Oleh karena itulah, maka belanja sarana harus diperhitungkan sebaik-baiknya.

• Belanja Gaji Pegawai

Gaji pegawai adalah aspek pendukung kinerja perusahaan. Dengan gaji yang sesuai, maka pegawai dapat bekerja secara maksimal. Pada umumnya, belanja terkait dengan penghasilan setiap orang dan hal tersebut kondisi ekonomi keluarga.
Jika gaji pegawai bagus, maka kinerja pegawai tinggi apalagi jika pembayaran gaji tepat waktu.
Para pegawai sebagai pelaksana kegiatan di perusahaan mempengaruhi produktivitas perusahaan. Jika mereka diperlakukan sebaik-baiknya, maka mereka akan bekerja maksimal. Hal ini terkait dengan peningkatan karir kerja mereka.

• Belanja Perjalanan Dinas

Untuk kelancaran proses kerja, maka beberapa perjalanan dinas perlu dilakukan sebagai kegiatan pengembangan perusahaan. Perjalanan dinas ini terutama terkait dengan berbagai kegiatan negoisasi. Seperti kita ketahui, para pimpinan perusahaan selain pemimpin di perusahaan, mereka juga negoisator bagi kelancaran usaha perusahaan.
Pada saat saat tertentu, para pimpinan atau pekerja harus mengikuti proses perjalanan dinas dan untuk hal tersebut, maka perlu adanya pendanaan sehingga dalam menjalankan tugas tersebut, mereka dapat konsen terhadap kegiatan yang dihadapinya. Ini pun merupakan salah satu dari d asar dasar pembelanjaan perusahaan