Public relation yang biasanya disingkat dengan PR, biasa digunakan oleh perusahaan, organisasi, dan perorangan untuk meningkatkan reputasi mereka. Tugas peningkatan reputasi ini biasa dilakukan oleh para profesional public relation atau perusahaan public relation atas nama klien mereka.

Public relation biasanya melibatkan media massa untuk komunikasi guna memperkenalkan klien mereka sehingga dapat memberikan keuntungan tersendiri. Hal ini juga sering melibatkan kerja sama dengan orang atau organisasi lain dalam menciptakan niat baik dalam komunitas (masyarakat) serta menciptakan citra klien.

Public Relation – Image atau Kesan Itu Penting

Dalam dunia bisnis memang sangat kompetitif. Biasanya perusahaan menginginkan sesuatu yang berbeda untuk menampilkan image mereka pada masyarakat agar dapat berdiri kekar di tengah keramaian (kompetisi dengan perusahaan lain). Sesuatu tersebut yang membuat mereka lebih menarik bagi masyarakat dan media. Sebuah image yang baik akan meningkatkan penjualan perusahaan. Sementara publisitas negatif dapat merusak reputasi perusahaan serta dapat menurukan tingkat penjualan.

Departemen Public Relation

Public relation memberikan kemudahan kepada konsumen dan media dalam memahami bagaimana kerja suatu perusahaan. Dalam sebuah perusahaan, departemen atau divisi ini bisa disebut dengan departemen hubungan kemasyarakatan.

Divisi ini membantu klien jika memiliki permasalahan dalam perusaan mereka. Divisi pubic relation biasanya menunjukkan bagaimana perusahaan dapat berjalan dengan baik. Juga melakukan penelitian-penelitian untuk mempelajari bagaimana memuaskan klien atas perusahaan dan produknya.

Banyak orang percaya bahwa untuk memiliki bisnis yang sukses, mereka hanya membutuhkan produk dan jasa yang diinginkan saja. Meskipun ini merupakan faktor utama, namun hubungan dengan relasi atau klien memainkan peranan yang penting pula.

Umumnya, konsumen merespons baik dalam bisnis apapun dikarenakan konsumen merasa dimengerti dan dihargai. Untuk menigkatkan hubungan dengan klien, hendaklah kita mempertimbangkan strategi pelayanan yang jitu, bagaimana kita mengatasi masalah dalam bisnis, dan kehadiran kita dalam masyarakat.

Tujuan dari kebanyakan bisnis tidak diragukan lagi, yaitu keuntungan dari produk mereka atau layanan yang mereka berikan. Ini sudah menjadi sifat manusiawi untuk selalu mencari keuntungan. Demikian halnya ketika muncul pertanyaan atau masalah: bila kita ingin meningkatkan hubungan dengan konsumen, pertimbangan apa yang kira-kira harus dipikir oleh konsumen ketika ingin menggunakan atau berinteraksi dengan bisnis kita.

Pentingnya Pelayanan yang Baik

Dengan kata lain, bagi pebisnis perlu menyediakan pelayanan konsumen atau costumer service yang dapat dijadikan sebagai panjang tangan jika terdapat keluhan. Atau pertanyaan seputar penjualan produk dan jasa yang ditawarkan. Keluhan atau pertanyaan tersebut harus dilakukan melalui komunikasi yang efektif dan efisien sehingga terjadi kepuasan antara kedua pihak.

Konsumen cenderung mengalami frustasi jika dalam transaksi atau interaksi bisnis menemui customer service yang tidak kompeten. Mengembangkan kebijakan dalam bisnis perlu dilakukan untuk meningkatkan mutu, pelayanan, dan kuantitas barang dan jasa dapat berimbas baik dalam jalinan hubungan dengan konsumen.

Meskipun terkadang ada konsumen yang tidak sejalan dengan kebijakan bisnis kita, namun malah membuat mereka (konsumen) lebih menaruh hormat jika memiliki konsistensi dalam kebijkan bisnis kita. Oleh karena itu, dalam bisnis kita usahakan konsumen mengetahui dan memahami kebijakan, prosedur akan produk, dan layanan yang kita tawarkan.

Menampilkan sikap bisnis yang baik kepada konsumen atau pelanggan potensial akan semakin meningkatkan hubungan dengan mereka. Terkadang, konsumen beryukur karena terbantu akan ketersediaan bisnis barang dan jasa yang mereka butuhkan. Oleh karena itu, sikap arogan suatu pebisnis akan merusak hubungan baik yang telah terjalin.

Para pebisnis atau kita dapat mencegah hal ini untuk tidak terjadi dengan menunjukkan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada konsumen. Di mana kita dapat mengapresiasi konsumen melalui beberapa cara. Seperti memberikan diskon, insentif rujukan, atau hadiah kecil ( gift ) cuma-cuma.

Pebisnis sering gagal dalam mengantisipasi kemungkinan-kemungkinan hal-hal buruk yang terjadi saat interaksi terjadi sehingga dapat merusak hubungan dengan konsumen. Pebisnis lokal terkadang banyak yang merintih karena keganasan pebisnis besar dalam hal perebutan konsumen. Tidak jarang pebisnis besar yang melakukan hal nakal hanya untuk meningkatkan tingkat penjualan mereka.

Kita kembali lagi ke public relation, sekarang yang perlu kita perhatikan adalah hal-hal berikut.

1. Perangkat yang Digunakan

Ada banyak perangkat dan metode yang digunakan divisi atau bagian public relation untuk meningkatkan citra perusahaan. Perangkat tradisional yang biasa digunakan adalah rilis berita, pengumuman melalui media yang dikirim ke klien, juga menampilkan image pada acara-acara publik seperti pameran atau konvensi. Pada masa kini melalui internet, divisi public relation dapat menggunakan perangkat seperti blog, situs, juga jejaring sosial untuk mencapai tujuan mereka.

2. Memberikan kisaran positif

Banyak orang memiliki persepsi bahwa public relation sebagai cara suatu perusahaan untuk memberikan kisaran dan informasi kepada masyarakat. Yang berarti, public relation berfungsi untuk bisa menggambarkan kisaran atau informasi yang terbaik bagi perusahaan.

Sebagai contoh, jika sebuah perusahaan mengumumkan tentang PHK, maka divisi public relation akan membuat klaim bahwa perusahaan sedang melakukan penurunan biaya usaha dan efisiensi perusahaan. Sehingga hanya mampu melayani klien dalam tingkat ekspektasi yang rendah. Selama hal-hal (klaim) tersebut benar, maka public relation telah melakukan tugasnya dalam melindungi reputasi dan citra perusahaan.

Pengurangan kebenaran hanya karena untuk menciptakan kisaran positif, bagaimanapun akan merugikan perusahaan itu sendiri jika ternyata perusahaan tersebut membesar-besarkan informasi yang tidak benar akan perusahaannya.

3. Bekerja sebagai public relation

Ada keterampilan dan kompetensi khusus yang harus dimiliki oleh orang yang ingin bekerja sebagai public relation. Termasuk kemampuan dalam berkomunikasi, baik secara tulis maupun lisan. Seorang public relation harus mahir dalam multitasking dan manajemen waktu.

Public relation pun harus memiliki latar belakang pendidikan yang sesuai denga hal tersebut. Pernah mengikuti pelatihan-pelatihan dasar guna melatih kemampuan dalam bidang public relation. Juga harus memiliki kemampuan berorganisasi dan perencanan dalam segala hal.

Seorang public relation harus mampu dan mau bekerja di bawah tekanan. Mereka juga harus memiliki kemampuan untuk menjawab berbagai pertanyaan dari media dan anggota masyarakat, jika perlu. Jika sebuah perusahaan berada di bawah serangan lisan, maka divisi Public relation lah yang harus mengendalikan situasi. Departemen atau divisi Public Relation harus menanggapi kritik secara efisien untuk melindungi reputasi perusahaan.

Dalam berktivitas public relation kesehariannya adalah melekukan penyelenggaraan komunikasi dua arah ( two way communications ). Antara pebisnis penyedia barang dan jasa, dengan pihak konsumen, atau publik yang memiliki tujuan.

Ini berguna dalam menciptakan rasa pengertian dan saling mendukung akan tercapainya sebuah tujuan tertentu, adanya kebijakan, kegiatan berproduksi barang atau pelayanan jasa, dan sebagainya. Dengan tujuan demi kemajuan bisnis atau citra positif bagi perusahaan bersangkutan.

Jika semua berjalan dengan baik dan benar dalam mencapai tujuan bersama dalam kehidupan, maka akan menjadikan hidup seimbang dan harmonis. Karena bagaimanapun, kita semua adalah makhluk sosial yang tidak hidup dengan sendirinya. Harus dengan adanya orang lain, dalam pemenuhan segala macam kebutuhan dan keinginan akan hidup. Hidup bersama akan semakin indah jika terjadi keseimbangan dan keharmonisan dalam kehidupan.

Semoga artikel ini berguna bagi Anda.