Surat Keterangan Pekerjaan – Surat keterangan adalah salah satu bentuk surat resmi. Surat keterangan dianggap penting karena seringkali dengan adanya surat tersebut seseorang dapat lebih mudah dalam menjalankan tugasnya di suatu tempat, entah sebagai karyawan, pelajar dan sebagainya. Bentuk surat keterangan juga bermacam-macam, ada yang berupa surat keterangan pekerjaan, surat keterangan penghasilan, dan lain-lain.
Definisi Surat Keterangan dan Jenisnya
Surat keterangan adalah surat yang fungsinya untuk menjelaskan mengenai keadaan seseorang atau hal penting yang perlu diinformasikan kepada pihak terkait. Tidak mengherankan bila surat keterangan termasuk jenis surat yang paling sering dibuat.
Hal ini karena surat keterangan berhubungan dengan berbagai aktivitas atau kegiatan manusia.
Surat keterangan hanya dibuat untuk kepentingan suatu instansi pemerintah, swasta, lembaga, atau organisasi. Oleh karena itu, surat keterangan termasuk dalam kategori surat resmi.
Tidak ada surat keterangan yang dibuat untuk kepentingan pribadi atau individu tertentu. Jika seseorang membuat surat keterangan mengenai dirinya sendiri, maka itu disebut surat pernyataan.
Jenis dan Tingkatan Surat Keterangan Berdasarkan Kepentingannya
Surat keterangan dapat diklasifikasikan menjadi dua jenis menurut tingkat kepentingannya, yaitu surat keterangan biasa dan surat keterangan yang bersifat penting. Surat keterangan yang bersifat penting terbagi menjadi tiga jenis. Yaitu surat keterangan sebagai petunjuk referensi, surat pernyataan, dan surat rekomendasi. Surat rekomendasi biasanya dibuat oleh instansi, institusi, atau lembaga pendidikan.
Untuk membedakan surat keterangan biasa dan surat keterangan penting dapat dilihat dari isi dan tujuannya. Tujuan surat menentukan seberapa penting surat keterangan tersebut dibuat.
Contoh surat keterangan biasa misalnya surat dari perusahaan kepada suatu lembaga. Isinya menjelaskan bahwa seseorang benar bekerja di perusahaan tersebut. Contoh lainnya adalah surat keterangan mahasiswa dan berbagai surat sejenis.
Surat keterangan dianggap penting bila isinya memberikan dampak luas dan pengaruh signifikan. Contohnya seperti surat keterangan kelakuan baik atau surat tidak pernah terlibat kasus hukum. Surat tersebut biasanya dibutuhkan untuk melamar beasiswa luar negeri atau jabatan penting seperti pilkada.
Jenis surat keterangan penting lainnya yaitu surat keterangan kesehatan. Surat ini biasanya dibutuhkan dalam proses seleksi karyawan baru. Contoh lain yaitu surat yang menyatakan bahwa seseorang tidak tergabung dalam organisasi terlarang.
Masih banyak surat penting lain yang digunakan untuk tujuan serupa.
Pada surat keterangan biasa, identitas pejabat yang menuliskan surat tersebut tidak perlu dicantumkan, cukup beri tanda tangan dan keterangan jabatan.
Namun dalam surat keterangan yang bersifat penting biasanya dibutuhkan juga keterangan identitas pribadi dari pihak yang menuliskan surat keterangan.
Format Isi dalam Surat Keterangan
Dalam surat keterangan juga terdapat format utama dalam penulisan isinya. Isi utama atau pokok dalam surat keterangan antara lain sebagai berikut:
1. Data pribadi dari pihak yang menuliskan surat keterangan. Biasanya yang menuliskan surat keterangan adalah orang yang memiliki jabatan tinggi atau berwenang dalam hubungan eksternal di luar lembaga atau instansinya, misalnya Manager HRD (Human Resource Development) yang menangani masalah karyawan dalam perusahaannya.
2. Isi dari surat keterangan.
3. Tujuan dibuatnya surat keterangan tersebut.
4. Penutup yang umumnya berisikan ucapan permohonan maklum kepada pihak penerima surat dan ucapan terima kasih.
Ada beberapa hal yang amat vital dan penting untuk diperhatikan dalam pembuatan surat keterangan yang sifatnya menerangkan keadaan seseorang dan suatu hal. Adapan hal-hal penting tersebut adalah sebagai berikut,
Objek yang diterangkan adalah pihak kedua atau yang meminta untuk dizinkan atau diperkenankan memasuki atau mengikuti program dalam lembaga, perusahaan, organisasi, dan lain-lain. Isi dari surat keterangan tidak bersifat rahasia atau pribadi, karena surat keterangan itu diminta sebagai persyaratan tertentu dari pihak penerima dan juga ditujukan kepada pihak penerima yang sama.
Isi yang dijelaskan dalam surat keterangan hanya bersifat umum dan prinsipil, tidak boleh ada unsur-unsur yang menyatakan kelebihan dan kekurangan dari seseorang atau suatu hal. Keterangan mengenai keterangan dan kelebihan biasanya dicantumkan pada surat rekomendasi dan referensi.
Kegunaan Surat Keterangan
Ada beberapa kegunaan dan manfaat yang bisa dirasakan oleh tiga pihak yaitu pihak yang memohon dibuatkan surat keterangan, pihak pemberi atau pembuat surat keterangan dan pihak penerima atau institusi terkait.
Bagi pihak yang meminta (pihak kedua), surat keterangan dapat memperkuat dukungan secara moril pada dirinya karena surat tersebut bermanfaat untuk memperjelas dan memperkuat keadaan dirinya.
Pihak yang memberikan surat keterangan, dapat menjadikan surat tersebut sebagai media informasi mengenai pihak pertama kepada pihak penerima. Misalnya apakah benar si pemohon (pihak pertama) adalah benar-benar mahasiswa di perguruan tinggi tertentu, tentunya hal ini juga untuk mencegah terjadinya tindak penyelewengan atau penipuan atas nama institusi atau organisasi tertentu.
Bagi pihak ketiga, surat keterangan dapat berguna untuk mengetahui informasi yang jelas mengenai kedaan pihak kedua (pihak yang meminta). Adapun surat keterangan ini juga bermanfaat sebagai bahan pertimbangan apakah pihak kedua dapat masuk atau diterima dalam lingkungan pihak ketiga (misalnya diterima masuk organisasi tertentu karena memiliki surat keterangan kelakuan baik).
Bagian Surat Keterangan
Bagan surat keterangan secara umum dibagi menjadi tiga yaitu bagian kepala surat, bagian isi surat dan bagian akhir atau kaki surat keterangan, baik pada surat keterangan pekerjaan atau surat keterangan lainnya.
Dalam bagian kepala surat keterangan seperti lazimnya sebuah surat resmi tentunya pada bagian kepala surat diberi kop surat. Pada kop surat diberikan logo atau lambang (perusahaan, organisasi, dan lain-lain), nama institusi, alamat lengkap serta nomor yang bisa dihubungi. Di bagian bawah sebelah kiri kop surat dituliskan SURAT KETERANGAN, semua dengan huruf kapital. Di bawah kata SURAT KETERANGAN, dituliskan nomor surat dan surat keterangan yang ditulis termasuk surat keterangan apa (misalnya surat keterangan mahasiswa).
Ada beberapa poin penting dalam tubuh surat keterangan Yang pertama adalah hal yang menyatakan bahwa pihak pertama bersungguh-sungguh dalam membuat surat keterangan. Kedua, identitas pribadi pihak pemohon atau pihak kedua, apabila pemohon adalah seorang karyawan perusahaan maka identitas yang diberikan berupa nama lengkap, tempat tanggal lahir, alamat, dan posisi dalam perusahaan.
Bila dirasa penting, pihak pertama atau pemberi keterangan (misalnya manajer) juga bisa mencantumkan identitas pribadinya. Lalu yang terakhir ialah penutup surat yang umumnya berisikan pernyataan meminta untuk dimaklumi.
Pada bagian akhir atau kaki surat keterangan dituliskan tempat dan tanggal dibuatnya surat keterangan yang bersangkutan. Kemudian pihak pembuat surat keterangan atau penanggung jawab menuliskan nama terang disertai nama jabatan.
Di bawah nama terang juga dicantumkan nomor kepegawaian, nomor induk pengajar dan lainnya. Jangan lupa bubuhkan cap serta stempel pada tanda tangan untuk memperkuat surat keterangan, biasanya surat keterangan tidak dianggap sah apabila tidak ada cap atau stempel resmi.
Demikian informasi tentang surat keterangan pekerjaan, semoga dapat membantu Anda!
