Surat peringatan kerja biasanya diberikan kepada karyawan yang tidak mampu memenuhi atau mengikuti peraturan yang telah ditetapkan perusahaan. Ada 3 tingkatan SP ( Surat Peringatan Kerja ), yaitu SP1, SP2, SP3. Setiap SP biasanya diterapkan dalam jangka waktu tertentu.

Misalnya, SP1 berlaku selama satu bulan. SP2, berlaku selama 2 bulan. SP3, berlaku selama 3 bulan. Bila dalam waktu terkena sanksi itu karyawan tidak bisa menunjukan kinerja yang baik, PHK atau pemecatan secara tidak hormat akan dilakukan.

Mengundurkan Diri Lebih Baik daripada Di-PHK

Kalau seorang karyawan yang telah mendapatkan SP1 tetap saja membandel, pihak perusahaan akan berusaha untuk berdiskusi atau bernegosiasi dengan karyawan yang bersangkutan. Masalahnya, kalau langsung di PHK , biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan cukup tinggi. Namun, kalau karyawan yang bersangkutan mengundurkan diri, maka perusahaan tidak harus memberikan pesangon apa-apa.

Karyawan yang tidak memiliki harga diri terkadang melakukan ulah agar diberikan PHK. Namun, bagi karyawan yang masih mempunyai harga diri dan tidak mau merusak hubungan yang dengan perusahaan yang memang telah retak, biasanya malah memilih mengundurkan diri atas permintaan pribadi. Hal ini tentu saja akan lebih disukai oleh pimpinan perusahaan.

Hubungan dengan teman-teman yang pernah bekerja sama pun menjadi lebih baik karena karyawan yang bersangkutan keluar dengan baik-baik. Karyawan yang berpikir jernih akan lebih memilih keluar dengan terhormat sebagai satu loncatan untuk mendapatkan rekomendasi atau referensi dari perusahaan tempatnya bekerja.

Keterangan itu tentunya akan cukup berarti ketika ia melamar ke perusahaan lain. Bagi banyak karyawan yang bekerja dengan kesungguhan hati, ditegur secara lisan adalah tamparan yang sangat keras. Untuk itulah mereka tidak akan melakukan kesalahan yang akan membuatnya menerima SP.

Berbeda dengan karyawan yang sedikit nakal. Mendapatkan SP terkadang menjadi satu tantangan dan ingin melihat apakah pimpinannya mempunyai nyali memecatnya. Tidak mudah menjadi seorang pimpinan. Ada banyak tantangan yang harus dihadapi. Untuk itulah melakukan pendekatan secara pribadi menjadi satu langkah yang memang harus dilakukan.

SP1: Prosedur yang Harus Disertai Empati dan Keadilan

Jangan sampai ada perusahaan yang sangat mudah memberikan SP1 kepada karyawannya. Kalau pun sudah tertera dalam peraturan bahwa ketika ada karyawan yang selama tiga hari berturut-turut tidak masuk kerja tanpa pemberitahuan apa pun, maka ia akan mendapatkan SP1.

Pimpinan yang baik akan menelusuri apa yang sebenarnya terjadi dengan karyawan yang bersangkutan. Bila memang apa yang menjadi alasan itu sangat tidak bisa diterima logika, maka karyawan itu harus diberi SP1.

Cara memberikannya tidak perlu dengan nada emosi. Datar saja dan lakukan sesuai dengan peraturan agar karyawan yang menerima SP1 tidak marah dan tahu apa yang menjadi kesalahannya. Bila ia memang masih ingin bekerja pada perusahaan itu, maka ia akan memperbaiki dirinya. Sebaliknya, bila tidak lagi mau bekerja di sana, ia akan mengundurkan diri dengan segera agar tidak membuat teman-teman sekantornya menjadi repot karena harus mengerjakan tugas-tugasnya.

Ketidaknyamanan harus dihindarkan agar kantor benar-benar menjadi rumah ke-2 yang menyenangkan. Mengkondisikan karyawan agar disiplin dan mengikuti aturan memang tidak mudah. Namun, dengan adanya kebersamaan dan tujuan yang sama demi mendapatkan kesejahteraan bersama, biasanya kekompakan itu akan terjalin.

Mengapa Ada SP?

SP1 diberikan saat pegawai melakukan kesalahan yang terulang dan tidak dapat ditolerir lagi. Biasanya sebelum SP1 diberikan, sudah ada beberapa kali teguran secara lisan yang menandakan kalau karyawan yang bersangkutan telah melakukan kesalahan. SP1 ini dapat berakibat pada tidak mendapat bonus awal atau akhir tahun atau juga bonus-bonus lainnya yang biasa didapatkan.

SP1 juga bisa berdampak tidak mendapatkan fasilitas yang biasanya ia dapatkan. Bahkan ada yang gajinya dipotong atau hingga penundaan kenaikan pangkat dan kenaikan gaji. Sanksi ini juga ada yang berupa memberikan pelayanan secara gratis kepada masyarakat binaan perusahaan atau memberikan pelayanan selama beberapa jam di lingkungan tertentu yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

Sanksi itu diberikan untuk melihat apakah sang karyawan menunjukan kesungguhan masih ingin bekerja pada perusahaan atau tidak. Memang kurang menyenangkan ketika melakukan sesuatu karena mendapatkan sanksi Tetapi kalau tidak ada pilihan lain, hal itu tetap akan dilakukan daripada tidak mendapatkan gaji demi hidup sehari-hari.

Berbeda dengan orang yang mendapatkan SP karena ia mendaftar kerja pada perusahaan lain. Ketika ia diterima oleh perusahaan yang tengah dilamarnya, biasanya ia tidak peduli dengan SP yang didapatkannya.

SP Bukan Alat Kekuasaan, tapi Wujud Tanggung Jawab Pimpinan

Surat Peringatan Kerja ini sendiri bukan suatu bentuk kearoganan pimpinan kepada anak buahnya. Pimpinan tetap harus berlaku adil dan bijaksana. Ia harus selalu ingat bahwa 70% karyawan yang baik itu, akan keluar dari kantor dan akan mendirikan perusahaannya sendiri.

Ketika hubungan dengan mantan karyawan itu baik, maka bukannya tidak mungkin ketika sang mantan karyawan mendirikan perusahaan, maka mereka bisa menjalin kerja sama.

Bukannya tidak ada ketika seorang pimpinan berlaku arogan dan sangat mudah mengeluarkan SP hingga dengan enteng memecat karyawannya, akhirnya malah perusahaannya bangkrut. Apalagi kalau yang dipecat itu adalah karyawan bagian marketing yang sangat handal dan telah mengenal banyak konsumen.

Ketika karyawan yang handal ini keluar, konsumen yang ditanganinya tidak mau lagi membeli barang kepada perusahaan. Perlu diingat bahwa sering kali orang menjalin kerja sama bisnis karena ikatan pertemanan dan pendekatan pribadi yang hangat dari tenaga pemasaran yang handal. Jangan sampai SP dikeluarkan dalam keadaan emosi yang memuncak.

Isi Surat Peringatan

Isi SP itu cukup singkat dan lugas. Bahasa yang dipakai juga sangat jelas. Dimulai dari kop perusahaan. Lalu tanggal diberikan SP dan juga tanggal dimulai sanksi. Setelah itu, untuk siapa SP diberikan dan berapa nomor induk karyawannya.

Bagian berikutnya adalah penjabaran kesalahan yang membuat karyawan tersebut mendapat SP. Baru bagian setelah itu adalah sanksi dan peringatan yang lebih keras kalau tetap melanggar peraturan perusahaan.

Tanda tangan manajer Personalia dan pimpinan perusahaan yang mengetahuinya. SP ini cukup satu lembar saja. Kalau terlalu banyak, tentu saja isinya bisa tidak mengena pada sasaran.

Tips Terhindar dari Surat Peringatan

Menjadi karyawan yang baik itu harus mempunyai misi dan visi pribadi yang bagus. Misalnya, bekerja sepenuh hati dan selalu memberikan yang terbaik pada perusahaan. Bekerja dengan hati ini sebagai wujud dari pekerjaan itu adalah ladang amal yang harus diisi dengan niat yang baik.

Menjadi profesional dan menjadi yang terbaik agar menjadi aset yang baik bagi perusahaan. Jika di perusahaan itu ada jenjang karir yang jelas, maka para karyawan yang baik dan profesional ini bisa berlomba mendaki posisi yang tertinggi. Perlu diingat bahwa semakin tinggi posisi, maka akan semakin banyak ladang amal yang bisa dirambah. Semakin banyak ladang amal, semakin banyak investasi untuk akhirat.

Semua orang ingin pasti ingin mendapatkan prestasi kerja yang baik. Tidak ada pegawai yang bekerja hanya untuk mendapat penilaian yang buruk terlebih hanya mendapatkan surat peringatan kerja. Anda yang telah memasuki dunia kerja pun pasti demikian, kan? Berusaha bekerja untuk mendapatkan prestasi terbaik melalui jalan yang fair.